Шрифт: Arial Times
Размер: A A A
Кернинг: абв абв абв
Цвета: Ц Ц Ц Ц

Актуальные проблемы комплектования, хранения, учета и пользования электронных документов обсудили в рамках «ITFORUM 2020 / Цифровой мир»

14 апреля 2017

13 апреля состоялся круглый стол «Электронные документы: комплектование, хранение, учет, фонд пользования». Круглый стол был подготовлен комитетом по делам архивов Нижегородской области. В работе приняли участие руководители и специалисты заинтересованных органов исполнительной власти Нижегородской области, сотрудники государственных и муниципальных архивов нашего региона, представители коммерческих структур.

С основным докладом на заседании выступила заведующий сектором формирования архивных фондов отдела мониторинга и регулирования архивного дела комитета по делам архивов Е.К.Криницына, подробно рассмотревшая особенности организации работы с электронными (цифровыми) копиями архивных документов на традиционных (бумажных) носителях, а также с документами, изначально создаваемыми в электронном виде и не имеющими бумажного аналога. Был отмечен значительный рост объемов цифровых копий, предлагаемых к передаче или уже поступающих в архивы Нижегородской области, и рассмотрены возникающие при этом проблемы хранения. Более серьезной проблемой может стать для архивистов комплектование государственными информационными системами (ГИС), которые ныне создаются и ведутся в органах исполнительной власти. Прием баз данных (БД) ГИС на постоянное хранение в архивы означает не только поступление колоссального объема информации, измеряемого в терабайтах, но и необходимость одновременного приема программного обеспечения, соблюдение всех требований к его качественной работе. В перспективе это может привести к появлению в архивах очень трудоемкого вида работы по регулярной (раз в три года?) проверке наличия и страховому копированию всех БД, что неизбежно потребует расширения штата IT-специалистов, обладающих дополнительной архивной подготовкой, что на сегодняшний день весьма проблематично. Однако своевременная и правильная постановка проблем позволит в дальнейшем наметить пути их решения.

Об опыте работы областных архивов с электронными документами, а также документами на не-бумажных носителях рассказали В.Н.Плотников и Е.В.Дунаева - заместители директоров Центрального архива Нижегородской области и Государственного архива Нижегородской области, г.Арзамас, соответственно. Пожалуй, впервые на столь представительной встрече рассматривался опыт работы с электронными документами в муниципальном архивном учреждении: об этом рассказала Т.А.Богданова, начальник архивного сектора отдела организационно-правовой и кадровой работы администрации Дальнеконстантиновского муниципального района. Большой интерес вызвало выступление директора Центра хранения документации и комплектования государственных архивов Нижегородской области И.И.Печенкиной «Электронные документы в организациях-источниках комплектования». Выступающая отметила необходимость качественной экспертизы электронных документов, создаваемых в организациях-источниках комплектования.

С позиции практиков, постоянно работающих с электронной документацией и БД в органах исполнительной власти, выступили директор Центра информационных технологий области С.К.Пашенков и начальник управления развития технологий системной безопасности и оптимизации бюджетных процессов министерства финансов Нижегородской области А.П.Прытков. При этом С.К.Пашенков справедливо обратил внимание архивистов на отсутствие сейчас технологий, которые обеспечили бы длительное хранение электронных документов без регулярного копирования. А.П.Прытков, начав свое очень содержательное выступление полемическим вопросом «Что мы храним – факты или обстоятельства?», постарался обосновать вывод: «БД можно сдать в архив, но от этого они не станут документами, потому что на их основе нельзя выдать факт, а можно лишь утверждать, что некий факт имел место». По мнению выступавшего, ГИС – это по большей части справочно-поисковый инструментарий, служебно-вспомогательный по отношению к документам (как бумажным, так и электронным), поэтому прием ГИС на постоянное архивное хранение едва ли целесообразен.

Отдельным блоком были заслушаны два сообщения представителей коммерческих структур. Р.Е.Шилин (компания «ИнтерТраст») представил слушателям импортонезависимую систему электронного документооборота (СЭД) и рассказал об опыте ее внедрения в двух регионах России. Реализованные решения ООО «ТД «Ваш Архив»» подробно показала в видеопрезентации представитель этой компании О.В.Турпакова. Оба выступления вызвали интерес архивистов, высказавших пожелание подробнее изучить демо-версии представленных разработок.

Выступая по итогам круглого стола, участвовавшая в его работе руководитель ГУ ЗАГС по Нижегородской области О.С.Краснова отметила, что в условиях стремительно развивающихся информационных технологий необходимо научиться оперативно реагировать на вызовы времени. В этом смысле очень показательны приведенные О.С.Красновой примеры развития электронного документооборота в органах ЗАГС, объемы и сроки решаемых задач. Подводя итоги заседания, руководитель комитета по делам архивов Нижегородской области Б.М.Пудалов выразил уверенность, что архивисты, бережно хранящие документы прошедших эпох, приложат все усилия для сохранения электронного наследия «Цифрового мира».

  • Новости и события
  • Комитет по делам архивов
    Орган государственного управления архивным делом в области, контролирует соблюдение архивного законодательства, руководит работой 10 государственных казенных учреждений, осуществляет методическое руководство деятельностью 50 муниципальных архивных учреждений и около 3 тысяч архивных организаций. Комитет также ведет централизованный государственный учет архивных документов области на базе программного комплекса «Фондовый каталог».
  • Государственные казенные учреждения
    Комитет и подведомственные ему государственные архивы образуют Государственную архивную службу Нижегородской области
  • Муниципальные архивные учреждения
  • Научно-методический совет архивных учреждений ПФО
    Постоянно действующий совещательный орган архивных учреждений субъектов Российской Федерации, входящих в состав Приволжского Федерального округа, созданный в целях совершенствования их работы в области архивоведения, документоведения, археографии; обобщения и распространения передового опыта, использования его для улучшения практической деятельности архивных учреждений.
  • Общественный совет
    В целях повышения роли общественности в области выработки и реализации государственной политики в области архивного дела на территории Нижегородской области был создан общественный совет. Выполняет консультативно-совещательные функции, участвует в осуществлении общественного контроля в порядке и формах, которые предусмотрены действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородскй ообласти.
  • Противодействие коррупции
    Антикоррупционная деятельность является приоритетной задачей для всех государственных структур и муниципальных органов
  • Государственная служба
  • Государственные услуги
  • Услуги государственных казенных учреждений
    Архивы Нижегородской области оказывают услуги на основе хранящихся документов

Внедрение — Graphit

Технология — Treegraph

Яндекс.Метрика